Unternehmen, die sich dem Wandel verschliessen, müssen über kurz oder lang mit trüben Zukunftsaussichten rechnen. Speziell die fortschreitende Digitalisierung erfordert das Überdenken traditioneller Prozesse. Für die Verantwortlichen kann es jedoch schwierig sein, unternehmensintern die Weichen für den digitalen Wandel zu legen. Eine Statista-Umfrage vom Mai 2022 beschäftigte sich mit den grössten Hürden für die Digitalisierung, unter denen Unternehmen leiden. Die Herausforderungen seien ein Mangel an Zeit und Fachkräften. Allerdings berichteten einige der Befragten auch, dass einzelne Mitarbeiter die Veränderungen bremsen.
Damit ein Wandel in einem Unternehmen möglichst reibungslos stattfinden kann, ist eine gute Change-Management-Strategie von Vorteil. Der Begriff bezeichnet die Umsetzung spezifischer Massnahmen, um die Unternehmensorganisation tiefgreifend vom Ausgangszustand bis zum fest definierten Zielzustand zu verändern. Diese Änderungen beschränken sich nicht auf einzelne Prozesse, sondern betreffen grundlegende Strukturen und das Mindset der Mitarbeiter.
Change-Management: Von der Vision zur Mission
Beim Change-Management geht es um einen konkreten Veränderungsprozess, der sich positiv auf Unternehmen auswirken soll. Sie erhoffen sich davon beispielsweise:
- eine Verbesserung des Images oder einen Imagewechsel,
- mehr Sichtbarkeit und Kundenwahrnehmung oder
- eine bessere Performance.
Oftmals sind es Probleme, die diesen Veränderungswunsch auslösen. Beispielsweise können sich veraltete Produktions- und Kommunikationsprozesse negativ auf den wirtschaftlichen Erfolg auswirken. Durch die Unternehmensdigitalisierung versprechen sich die Verantwortlichen mehr Effizienz und sinkende Kosten. Beides soll schlussendlich die Rentabilität steigern.
Jedoch ist es kaum möglich, eine grosse Veränderung von einem Tag auf den anderen anzustossen und sie ohne Vorbereitung erfolgreich in die Tat umzusetzen. Im Rahmen des Change-Managements solltest du zunächst eine Vision definieren. Der Begriff bezeichnet das angestrebte Ziel, das für die langfristige Unternehmensentwicklung steht. Zu diesen Zukunftszielen können folgende gehören:
- Aufbau einer globalen Präsenz
- Integration von Nachhaltigkeitskonzepten
- Zeitliche und finanzielle Prozessoptimierung.
Damit diese Ziele oder Visionen erreicht werden können, müssen sich Unternehmen einer dazu führenden Mission widmen. Das Mission-Statement beschreibt dabei, wie sich diese langfristig realisieren lassen. Besteht die Vision darin, die Unternehmenseffizienz zu steigern, kann die Mission auf die Integration von Digitalisierungsprozessen hinauslaufen, beispielsweise:
Kurz gesagt: Die Vision zeigt an, wo ein Unternehmen hin möchte. Die Mission zeigt an, wie ihm das gelingt.
Mit welcher Methode können Veränderungen im Unternehmen strukturiert werden?
Die Definition einer Vision und der daraus resultierenden Mission mag auf den ersten Blick unkompliziert klingen. Jedoch erfordern tiefgreifende Veränderungen in Unternehmen eine solide Strukturierung. Mehrere Methoden befassen sich damit, wie eine solche aussehen kann. Ein gutes Beispiel ist das 5-Phasen-Modell nach Krüger. Es kombiniert zwei der bekanntesten Strukturierungsmodellen von Change-Management-Prozessen. Bei ihnen handelt es sich um das 3-Phasen-Modell für Change nach Lewin und das 8-Stufen-Modell von Kotter.
Das 5-Phasen-Modell setzt sich folgendermassen zusammen:
- Initialisierung: Im Rahmen einer Bestandsanalyse im Unternehmen muss herausgefunden werden, welche Veränderungen für das Erreichen des gewünschten Ziels notwendig sind. Vorzugsweise wird dafür ein Change-Manager bestimmt.
- Konzeption: Ein klares Konzept mit einem Massnahmenkatalog muss ausgearbeitet werden.
- Mobilisierung: Die geplante Veränderung sollte frühzeitig und transparent kommuniziert werden, um die höchstmögliche Bereitschaft der Mitarbeiter zu erreichen.
- Umsetzung: Die Massnahmen aus dem Change-Konzept werden umgesetzt, während der Fortschritt fortwährend überprüft wird. Bei Bedarf muss das Vorgehen an die tatsächliche Situation angepasst werden.
- Verstetigung: Die Ergebnisse der Veränderung müssen verankert werden. Gleichzeitig ist es wichtig, die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter zu sichern.
Im Vergleich zu starreren Methoden wie dem 8-Phasen-Modell nach Kotter erlaubt das 5-Phasen-Modell die flexible Anpassung einzelner Massnahmen. Dementsprechend können auch Rückschritte leichter eingeplant und somit gemeistert werden.
Welche Werkzeuge gibt es, um die Change-Management-Methode zu realisieren?
Selbst mit einer durchdachten Change-Management-Methode kann es schwerfallen, einen grossen Wandel im Unternehmen ohne Widerstand durchzusetzen. Oftmals wird die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter und deren Relevanz für den Prozess unterschätzt. Das nötige Fingerspitzengefühl, um mit der Situation richtig umzugehen, macht einen guten Arbeitgeber aus. Statt die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu stellen, solltest du die psychologischen Phasen, die mit dem Change-Prozess einhergehen, kennen und akzeptieren:
Schock: Teilt die Führungsebene den Mitarbeitern die geplante Veränderung mit, kann die erste Reaktion in Schock und Angst bestehen. Sollen alte Gewohnheiten durch neue Prozesse und Strukturen ersetzt werden, herrscht Unsicherheit. Einige Mitarbeiter können die Notwendigkeit des Change-Prozesses vielleicht nicht nachvollziehen und reagieren daher mit innerem Widerstand.
Ablehnung: Dieser Widerstand kann ein Abwehrverhalten zur Folge haben. Die Mitarbeiter weigern sich, gewohnte Abläufe aufzugeben. Sie befürchten negative Auswirkungen auf ihre persönliche Arbeitssituation.
Trauer: Führt die Ablehnung nicht zum gewünschten Erfolg, schlägt sie in Resignation um. Die Mitarbeiter trauern dabei ihren alten Gewohnheiten, die bald ersetzt werden sollen, nach.
Abschied: Die Bereitschaft, das Altbewährte loszulassen, setzt langsam ein.
Akzeptanz: Die Mitarbeiter beginnen damit, sich konstruktiv mit den geplanten Veränderungen auseinanderzusetzen.
Testen: Langsam bringen sich die Mitarbeiter mit eigenen Ideen in den Change-Prozess ein.
Integration: Der Wandel wird in die Tat umgesetzt und alle Beteiligten haben sich mit der neuen Situation vertraut gemacht. Dadurch kann sich in der Unternehmensorganisation eine neue Stabilität einstellen.
Diese Phasen, die ein Grossteil der Mitarbeiter während eines Change-Prozesses durchläuft, lassen sich durch spezielle Methoden wie:
- Konfliktmanagement,
- Teambuilding und
- Change-Reporting
entschärfen und im besten Fall beschleunigen. Auch ein Führungskräfte-Coaching kann eine sinnvolle Lösung im Rahmen des Change-Managements sein. Schliesslich bedeutet eine tiefgreifende Veränderung, dass sich neue Strukturen ausprägen. Die Verantwortung der Mitarbeiter kann ansteigen – ebenso wie ihre Unsicherheit. Sie brauchen daher Vorgesetzte mit einem starken Führungsstil. Zu dem Ergebnis kommt auch die im Jahr 2020 veröffentlichte Studie von Porsche Consulting.
Fazit
Veränderungen in einem Unternehmen bedeuten Umbruch, der die Mitarbeiter teilweise verunsichert. Ohne die richtige Vorbereitung kann ein tiefgreifender Wandlungsprozess daher auf Widerstand stossen. Eine langfristige Change-Management-Strategie hilft Führungskräften, den Veränderungswunsch transparent zu kommunizieren und alle Beteiligten eines Unternehmens darauf einzustimmen. Daher ist sie ein wesentlicher Faktor für das zukunftsorientierte Handeln.
