Marketingorganisation: Diese Fehler werden deinem HubSpot-Portal zum Verhängnis

19 Aug 2021

Hast du das HubSpot-Marketing-Portal wirklich erfolgreich in dein Unternehmen integriert? Oder ist es eher ein Chaos, das deine eigene Investition sabotiert? Um bessere Verkaufsergebnisse zu erzielen, benötigst du eine erstklassige Marketingorganisation – und die beginnt mit der Verwaltung deines HubSpot-Portals.

Wenn niemand mit deinem Portal zurechtkommt, wird dein Team die Anwendung nicht mehr nutzen, und das wäre sehr bedauerlich. Denke zum Beispiel an all die verlorenen Leads, die nicht weiter verfolgt werden. Oder an all den grossartigen Content, der nie die Aufmerksamkeit bekommt, die er verdient.

HubSpot sollte dein grösster Marketing-Verbündeter sein. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Marketingorganisation deines Portals sinnvoll aufgestellt ist, ansonsten werden Fehler passieren und Kampagnen nicht so verlaufen, wie du es dir erhoffst.

Bist du bereit, das Durcheinander in deinem HubSpot-Portal aufzuräumen? Ja? Dann legen wir los und finden heraus, was die Probleme verursacht. Denn dies ist die Voraussetzung dafür, eine zufriedenstellende Ordnung in HubSpot zu bringen.

No-Name Landing Pages

Du weisst, dass es irgendwo in deinem Portal eine tolle Landing Page mit sehr nützlichen Inhalten gibt. Doch wo ist sie?

Während dein Unternehmen seine Marketing-Inhalte aufbaut, ist es wichtig, die Nomenklatur zu vereinheitlichen, damit jedes Teammitglied schnell finden kann, was es braucht.

Deine Namensstruktur sollte die typischen Arbeitsabläufe im Unternehmen widerspiegeln. Halte dich an ein passendes Muster, um schlechte Gewohnheiten bei der Namensgebung zu verhindern. Sei klar, spezifisch und so detailliert wie möglich.

Eine gute Idee ist es, die Landing Pages nach Typ und Position im Verkaufstrichter zu kategorisieren: oben, mittig, unten im Funnel.

Beispiele für Landing Page-Typen:

Squeeze Page
Splash Page
Lead-Capture-Seite
Click-Through Landing Page
Landing Page "Start"
"Abmelden"-Landing Page
Langform-Sales Landing Page
Bezahlte Werbung Landing Page
"Über uns" Landing Page
"Coming Soon"-Seite
Preislisten-Seite
Thank You Page

Wenn Abkürzungen für Landing Page-Typen verwendet werden, stelle sicher, dass diese einheitlich sind und kommuniziere die Abkürzungen klar und verbindlich an dein Team und alle, die mit HubSpot arbeiten.

Formulare, Formulare und noch mehr Formulare

Hast du für so ziemlich alles ein Formular? Wie läuft das für dich? Zu viele unterschiedliche Formulare können für deine Leads – und für dich – abschreckend sein.

Manche Formulare werden nur selten genutzt. Das sind in der Regel genau diejenigen, die übersehen werden, wenn sie aktualisiert werden müssen. Wenn du über solche Formulare doch einmal eine Anfrage erhältst, bekommst du unter Umständen keine Benachrichtigung darüber und der Lead geht im Äther verloren.

Deinen Kunden sollen nicht das Gefühl haben, dass sie vor jeder Interaktion mit dir ein Fragequiz zu ihren persönlichen Daten beantworten müssen. Verzichte deshalb auf Formulare, wo immer sie unnötig sind, und verwende stattdessen ein standardisiertes Formular über mehrere Seiten hinweg. Du kannst deine Follow-up-Nachricht immer noch personalisieren, doch das Formular sollte möglichst gleich bleiben, um Verwirrung zu vermeiden. Du kannst diese Einstellungen auf individueller Seitenebene so ändern, dass deine Top-Level-Ansicht der Aktion, die Leads nach dem Absenden des Formulars ausführen, speziell an die Seite oder das Angebot gebunden ist, mit dem sie interagiert haben.

Wie deine Landing Pages können auch Formulare nach der Position im Verkaufstrichter gruppiert werden. Die Leads, die sich am Ende des Trichters befinden, sollten aufgefordert werden, mehr Detailinformationen anzugeben. Dies wird deinem Vertriebsteam helfen, dem Lead bei der direkten Interaktion einen individuelleren Service zu bieten.

Benutzer-Chaos

Nicht jeder, der Zugriff auf deine HubSpot-Instanz hat, braucht alle Berechtigungen. Das wäre ein bisschen so, als würde ein Kochlehrling vom ersten Tag an gleich in jedem Topf rühren.

Gewiss verderben deine Teammitglieder nicht gleich jeden Brei. Doch es ist sinnvoll, einige Bereiche in deinem HubSpot-Portal explizit für die Benutzer zu reservieren, die Experten im Umgang mit diesen Bereichen sind. Dies hilft wiederum, Standards konsequent einzuhalten und die Kontrolle über das Geschehen in deinem HubSpot-Portal zu behalten. Nur einige wenige Schlüsselpersonen sollten Super-Admin-Rechte haben, um die Ordnung in HubSpot zu gewährleisten.

Lege für jedes Team fest, welche Zugriffsrechte sie für bestimmte Funktionen innerhalb der Plattform benötigen. Nutze die Einstellungen, um die Benutzerberechtigungen so zu organisieren, dass es keine unerwarteten Überraschungen gibt, wenn es um Änderungen oder Anpassungen an deinem Content, deinen Funktionen oder Benachrichtigungen geht.

Kontakte, die deine Listen verstopfen

Wenn dein Unternehmen wächst, wächst auch deine Kontaktdatenbank. Aber ist es wirklich sinnvoll, jeden Kontakt zu behalten?

Kontakte, die sich abgemeldet haben oder als unqualifiziert eingestuft wurden, sollten nicht in deinen Listen verstauben. Teil der Marketingorganisations-Strategie sollte es sein, Kriterien zu definieren, anhand derer du genau bestimmen kannst, wann Kontakt-Leichen zu beseitigen sind, um Platz für neue, besser geeignete Kontakte zu schaffen.

Die Funktion "Marketingkontakte" von HubSpot ermöglicht die Unterscheidung zwischen Marketing- und Nicht-Marketing-Kontakten. Du kannst also exakt bestimmen, an wen du deine Marketingaktivitäten richtest. Da du für Kontakte bezahlst, ist es wichtig, ein effektives System zur Verwaltung deiner Marketing-Kontaktliste anzuwenden. Sorge dafür, dass du nur für Opportunities bezahlst und nicht für uninteressierte Kontakte, die nicht zu deiner Buyer Persona passen.

Mit dem Listen-Tool können die Kontakte nach den Kriterien sortiert werden, die definieren, was ein nützlicher Kontakt für dich ist. Sie können dann entweder gespeichert oder aus der Datenbank entfernt werden.

Wenn du keine Kontakte endgültig löschen willst, lege sie einfach in einer Excel-Tabelle ab und speichere sie auf einem Laufwerk zur etwaigen späteren Verwendung.

Die Datenbank sollte konsequent gepflegt werden. Sonst kann es passieren, dass sich ein riesiger unübersichtlicher Rückstand an Namen anstaut, die du weder erkennen noch kategorisieren kannst. Setze die Datenbankpflege als regelmässige Aufgabe auf deine To-Do-Liste und führe alle paar Monate eine Generalüberholung deiner Kontaktliste durch, um sie sauber und aktuell zu halten.

Fehlerhafter Datei-Manager

Okay, dein HubSpot Datei-Manager kann nicht wirklich fehlerhaft sein, nicht ohne menschliches Eingreifen. Einzig und allein durch schlechte Gewohnheiten oder Praktiken wird deine Medienablage unordentlich.

Wenn dies passiert und sich Dateien unkoordiniert ansammeln, wird es wirklich schwierig, schnell und effektiv mit anderen zusammenzuarbeiten, denn jeder ist immer auf der Suche nach dieser einen Datei.

Genau wie bei Landing Pages muss eine Struktur und eine klar definierte Systematik für die Benennung von Ordnern geschaffen werden. Nimm dir beim Hochladen neuer Dateien Zeit dafür. Stelle sicher, dass du sie gemäss der festgelegten Systematik umbenennst, damit alle anderen in deinem Team die gesuchten Inhalte oder Medien leicht finden und identifizieren können.

Jeder Ordner im HubSpot-Portal sollte nach der Art der Medien benannt werden, die er enthält, zum Beispiel Logos, Bilder, Texte, eBooks etc. Schiebe die Organisation, die Benennung und die korrekte Ablage deiner Assets nicht auf, sondern erledige es sofort. Integriere den Organisationsprozess in deinen Arbeitsablauf. So vermeidest du, dass du durch zeitfressende Sortierarbeiten von der produktiven Arbeit abgehalten wirst.

Fazit

Hast du nach diesen Betrachtungen das Gefühl, dass es in deinem HubSpot-Portal einiges zu tun gibt in Schachen Organisation und Ordnung? Dann zögere nicht, denn die Probleme und Hindernisse werden nur grösser, je länger du mit dem Aufräumen wartest. Plane jetzt gemeinsam mit deinem Team die Marketing-Organisationsstruktur.

Lege präzise fest, wie jedes Element in deinem HubSpot-Portal benannt und klassifiziert werden soll. Mache es für alle Benutzer zur verbindlichen Aufgabe, sich daran zu halten und diese neue Praktik immer zeitnah umzusetzen.

Brauchst du Hilfe beim Grossreinemachen deines HubSpot-Portals? Dann empfehlen wir das on-demand Webinar der HubSpot User Group unter Leitung von Romy Fuchs von BEE. Darin werden alle wesentlichen Aspekte besprochen, die berücksichtigt werden müssen, um ein HubSpot-Portal blitzsauber zu halten und es zu dem zu machen, was es für dich sein soll: dein grösster Marketing-Verbündeter!