Reports und Daten: Warum deine Reports womöglich nicht die Realität widerspiegeln – Teil 1

Wie werden Datenattribute eingerichtet?

Wie wurden die Attribute von dir oder deinem Systemadministrator in deiner Datenbank eingerichtet? Entsprechen sie deinen Geschäftsanforderungen? Was hinter der Frage steckt, lässt sich anhand einer Situation aus dem wahren Leben erklären. 

Nehmen wir das Beispiel eines CRM-Systems, in dem du Informationen wie Beruf, Alter und Art der Abonnements über deine Kunden sammelst (stell dir eine SaaS-Umgebung vor) oder Produkte, die dein Unternehmen verkauft. Jetzt eine kleine Übung: Stellen wir uns vor, wie diese drei Kundenattribute in deinem Unternehmen konfiguriert werden müssen. [Meine Empfehlungen findest du am Ende des Artikels.]

Obligatorische Felder

Welche Felder müssen ausgefüllt werden? Denke insbesondere dann darüber nach, wenn du dasselbe Feld über mehrere Quellen erfassen lässt. Ist die Konsistenz der Daten sichergestellt? Dein Bericht enthält leere Felder? Dann überarbeite sie, wenn dies deinen Anforderungen entspricht. Beachte jedoch, dass auch leere Werte eine Bedeutung haben können. Sie können ein bestimmtes Verhalten bzw. eine bestimmte Haltung ausdrücken. Das kann für ein aussagekräftiges Reporting wichtig sein. 

Feldtypen

Es gibt zahlreiche Feldtypen – hier sollen nur die häufigsten erwähnt werden: Text, numerischer Wert, Checkbox, Dropdown, Boolescher Wert (wahr oder falsch / 0 oder 1), Datum, Formel.

Die Strukturierung deiner Daten beeinflusst massiv die Art und Weise, wie deine Daten miteinander verbunden sind – also wie dein Abschlussbericht aussehen wird. Überlege dir sorgfältig, wie dein Unternehmen die Daten strukturieren sollte. Ich habe Unternehmen erlebt, die das Tätigkeitsattribut des Kunden mit einem Textfeld erfassen. Die Folge sind tausende verschiedene Werte in der Datenbank, inklusive Tippfehlern. Ein anderes Unternehmen hat dieses Attribut mit einem Dropdown-Feld erfasst, wobei nur eine Auswahl aus mehreren vordefinierten Werten möglich war. Am Ende lautete der Wert für die Mehrheit ihrer Kunden "Beruf = andere".

Methoden zur Aktualisierung

Mit diesem eher technischen Teil werden viele nicht vertraut sein, es ist jedoch wichtig, die Mechanismen zu verstehen. Die Art, wie Daten erstellt werden, könnte von den Modalitäten deiner Schnittstellen oder der Verbindung zwischen System A und System B abhängen. Zwei grundlegende Funktionalitäten seien hier erwähnen:

• Erstellen/Einfügen: Dies ist die einfachste Methode zur Erstellung eines neuen Datensatzes – der Wert wird einfach in dein Attributfeld eingefügt.
• Aktualisieren/Überschreiben: Dies ist eine sehr wichtige Funktion, bei der du entscheiden solltest, ob dein Feld aktualisiert werden soll oder nicht. Möchtest du die Adresse des Kunden aktualisieren? Sehr wahrscheinlich!  Willst du, dass dein Kunde sein Passwort aktualisieren kann? Sehr wahrscheinlich! Willst du, dass dein Kunde sein Geburtsdatum aktualisieren kann? Vermutlich nicht! Diese Information sollte nicht variieren, es sei denn, dein Kunde hat bei der Registrierung einen Fehler gemacht. Denke beispielsweise an Dienstleistungen oder spezielle Pakete, die sich nur an Personen unter 18 Jahren richten – zum Beispiel 50 % Rabatt auf den jährlichen Telefonvertrag. Wenn du deinen Kunden die Möglichkeit gibst, ihr Geburtsdatum zu ändern, werden sich darunter Menschen finden, die auf wundersame Weise über Jahre hinweg süsse 17 bleiben.

Das waren sie – die zentralen Basics zum Thema “Einführung in die Datenfehlerbehebung”. Im zweiten Teil wird es dann etwas technischer und spezifischer. 

Willst du erfahren, wie du eine Performance-orientierte Umgebung einrichten kannst? 

Empfehlungen für eine Übung

Beruf: 
Wird dieses Feld in deinem Unternehmen benötigt? Inwiefern ist diese Information für deine Organisation relevant? Denke daran, dass deine Nutzer auch zwei oder mehr Berufe haben können. Und was ist mit einem Berufswechsel? Wie hältst du diese Informationen aktuell? Bietest du ein Portal an, in dem deine Kunden diese Informationen ändern können oder fragst du sie nur bei der ersten Registrierung ab? 

Alter: 
Willst du das Alter deiner Kunden oder eher ihr Geburtsdatum erfassen? Das Alter ist nur eine Zahl – jedoch ist es auch ein dynamischer Wert, der sich entwickelt. Der Bezugspunkt ist das Geburtsdatum. Wenn also das Alter für dein Unternehmen relevant ist, kannst du ein Datumsfeld erstellen, um das Geburtsdatum des Kunden zu erfassen und deinen Systemadministrator/Datenexperten bitten, ein Formelfeld/berechnetes Feld zu erstellen, um den stets aktuellen Wert für das Alter automatisch zu ermitteln.

Abonnements/Produkte: 
Wenn du deine Produkte/Dienstleistungen kennst, kannst du dieses Feld als Dropdown-Liste erstellen. Hier geht es darum, die Verbindung zwischen deinen Produkten/Dienstleistungen und deinem Kunden zu verstehen: Kann er mehrere Dienstleistungen gleichzeitig abonnieren? Wenn dein Kunde nur eine Option haben kann, kannst du ein Dropdown-Feld für dieses Attribut einrichten. Kann er jedoch mehrere Dienstleistungen gleichzeitig in Anspruch nehmen, solltest du dich für ein Mehrfachauswahl-Dropdown-Feld entscheiden.